प्रशासनिक पारिभाषिक शब्दावली

एलडीसी परीक्षा में प्रशासनिक शब्दावली का दायरा इतना है कि अभ्यर्थी सरकारी कार्यालयों में चलने वाले मानक शब्दों, उनके समतुल्य रूपों और सही वर्तनी को पहचान सके। राजस्थान कर्मचारी चयन बोर्ड के आधिकारिक एलडीसी पाठ्यक्रम के अनुसार प्रश्न-पत्र द्वितीय अधिकतम १०० अंकों का है। प्रशासनिक पारिभाषिक शब्दावली एलडीसी द्वितीय प्रश्न-पत्र के भाषा भाग में स्कोर दिलाने वाला विषय है, क्योंकि यह सामान्य हिंदी को सरकारी कार्यालयों की व्यावहारिक शब्दावली से जोड़ता है। आधिकारिक पाठ्यक्रम में सामान्य हिंदी के अंतर्गत प्रशासनिक शब्दावली दी गई है और सामान्य अंग्रेज़ी में भी आधिकारिक तथा तकनीकी शब्दों के हिंदी रूपों का बिंदु आता है। लिपिकीय पद के लिए इसका अर्थ लोक-प्रशासन का लंबा सिद्धांत नहीं है। इसका अर्थ है कि अभ्यर्थी किसी अंग्रेज़ी कार्यालयी शब्द का मानक हिंदी समतुल्य पहचान सके, किसी हिंदी शब्द का अंग्रेज़ी समतुल्य पहचान सके और वह वर्तनी चुन सके जो सरकारी पत्र-व्यवहार में स्वीकार्य मानी जाए। तैयारी का सबसे सुरक्षित आधार वैज्ञानिक तथा तकनीकी शब्दावली आयोग द्वारा मानकीकृत शब्दावली है, विशेषकर प्रशासनिक शब्दावली, क्योंकि यह शिक्षा मंत्रालय से जुड़ा आधिकारिक शब्दावली स्रोत है और अंग्रेज़ी-हिंदी प्रशासनिक प्रयोग के लिए ही बनाई गई है।

परीक्षा में प्रश्न सामान्यतः छोटे होते हैं। प्रश्न में ऑफिस, फाइल, सर्कुलर, सैंक्शन या अपॉइंटमेंट जैसे शब्द देकर कार्यालय, संचिका, परिपत्र, मंजूरी या नियुक्ति में से सही विकल्प पूछा जा सकता है। दिशा उलटकर अनुमोदन, अनुज्ञा, अनुदान, स्मरण-पत्र या अभिलेख का अंग्रेज़ी अर्थ भी पूछा जा सकता है। कई बार निकट शब्दों का अंतर पूछा जाता है: अनुमोदन हमेशा अनुमति नहीं होता, मंजूरी हमेशा अनुशंसा नहीं होती, सूचना और अधिसूचना समान नहीं हैं, और ज्ञापन रोज़मर्रा की ढीली स्मरण-पर्ची नहीं है। सरकारी कार्यालय के संदर्भ में हर शब्द किसी अलग दस्तावेज़, कार्रवाई या अधिकार-स्तर को दिखाता है।

तैयारी में अलग-अलग शब्द रटने के बजाय उन्हें समूहों में सीखना चाहिए। पहला समूह कार्यालय और संचिका का है: कार्यालय, विभाग, अनुभाग, शाखा, संचिका, टिप्पणी, प्रारूप, प्रेषण, प्राप्ति, स्मरण-पत्र और अभिलेख। यही दैनिक लिपिकीय काम की चाल है: कोई पत्र प्राप्त होता है, संचिका खोली जाती है, टिप्पणी लगती है, प्रारूप तैयार होता है, पत्र प्रेषित होता है, उत्तर न आने पर स्मरण-पत्र जाता है और अंत में अभिलेख सुरक्षित रखा जाता है। दूसरा समूह प्राधिकारी और पदनाम का है: सचिव, निदेशक, अधिकारी, लिपिक, सहायक, अध्यक्ष, समिति और सक्षम प्राधिकारी। इससे पता चलता है कि काम कौन करेगा, अनुशंसा कौन करेगा और अंतिम स्वीकृति किससे लेनी है। तीसरा समूह आदेश और संचार का है: अधिसूचना, परिपत्र, ज्ञापन, सूचना, निविदा, मंजूरी, अनुमोदन, अनुमति और अनुशंसा। ये शब्द अक्सर उलझाते हैं क्योंकि सब लिखित संचार से जुड़े हैं, लेकिन इनके प्रशासनिक प्रभाव अलग हैं। चौथा समूह वित्त और सेवा का है: बजट, अनुदान, देयक, वेतन, भत्ता, अवकाश, पदस्थापन, स्थानांतरण, वरिष्ठता और नियुक्ति। ये स्थापना शाखा, सेवा अभिलेख और वित्तीय संचिकाओं में बार-बार आते हैं।

मानक वर्तनी भी उतनी ही महत्वपूर्ण है। कार्यालय को कार्यलय लिखना गलत है; विभाग के स्थान पर दफ्तर जैसा बोलचाल का शब्द तब नहीं चुनना चाहिए जब प्रश्न मानक समतुल्य पूछ रहा हो; अनुभाग और शाखा का प्रयोग कार्यालयी इकाई के अनुसार करना चाहिए। विकल्पों में कई शब्द परिचित लग सकते हैं, पर वे आधिकारिक शब्दावली में मानक नहीं होते। जब प्रश्न औपचारिक हिंदी समतुल्य पूछे तो स्वीकार्य, मानकीकृत शब्द चुनें। जब हिंदी शब्द का अंग्रेज़ी अर्थ पूछा जाए तो प्रशासनिक अर्थ लें, केवल सामान्य कोशीय अर्थ नहीं। उदाहरण के लिए अभिलेख का अर्थ रिकॉर्ड है, केवल लिखावट नहीं; प्रेषण का अर्थ डिस्पैच है, सामान्य भेजना नहीं; और सक्षम प्राधिकारी का अर्थ वह अधिकार-प्राप्त अधिकारी या निकाय है जो संबंधित निर्णय लेने में सक्षम है, केवल योग्य अधिकारी नहीं।