कार्यालयी अंग्रेज़ी: प्रशासनिक शब्दावली, अनुवाद और पत्र-लेखन

CET स्नातक स्तर पर प्रशासनिक अंग्रेज़ी का उद्देश्य केवल शब्द याद कराना नहीं है। अभ्यर्थी से अपेक्षा रहती है कि वह किसी कार्यालयी वाक्य, सूचना, आदेश, निवेदन या पत्र के उद्देश्य को पहचान सके और उसके लिए सही अंग्रेज़ी रूप चुन सके। इस क्षेत्र में शब्दों की परीक्षा अक्सर सीधी शब्दावली, रिक्त-स्थान, उपयुक्त पद, त्रुटि-संशोधन, अनुवाद और पत्र-रचना के रूप में आती है। इसलिए तैयारी का सही तरीका शब्द-सूची रटने के बजाय शब्दों को उनके कार्यालयी काम से जोड़ना है।

order, notification, circular, notice, memorandum, agenda, minutes, subject, reference, report, proposal, sanction, approval, recommendation और correspondence जैसे पद प्रशासनिक लेखन की रीढ़ हैं। order किसी अधिकारी या संस्था का औपचारिक निर्देश बताता है। circular वह सूचना या निर्देश है जो कई व्यक्तियों या कार्यालयों तक एक साथ भेजा जाता है। notice किसी आवश्यकता, सुनवाई, रिक्ति, चेतावनी या प्रस्तावित कार्रवाई की औपचारिक सूचना देता है। memorandum प्रायः आंतरिक सूचना, स्पष्टीकरण, स्मरण या तथ्य-प्रस्तुति के लिए आता है। minutes बैठक में लिए गए निर्णयों का संक्षिप्त और आधिकारिक लेखा है। agenda बैठक से पहले तय विषयों की सूची है। इनका भेद समझना इसलिए जरूरी है क्योंकि गलत पद लगाने से वाक्य का आधिकारिक अर्थ बदल जाता है।

ध्यान देने योग्य बात: प्रशासनिक शब्द को हमेशा उसके कार्यालयी काम से जोड़कर सीखें; केवल हिंदी अर्थ याद करने से कई प्रश्नों में भ्रम रहेगा।

पारिभाषिक शब्दावली वाले प्रश्नों में अंग्रेज़ी पद, उसका हिंदी समानार्थक और कार्यालयी प्रयोग तीनों साथ समझने चाहिए। order का सही समानार्थक आदेश है, notification का अधिसूचना, circular का परिपत्र, memorandum का ज्ञापन, minutes का कार्यवृत्त, agenda का कार्यसूची, enclosure का संलग्नक, compliance का पालन और recommendation का अनुशंसा। परीक्षा में केवल अर्थ नहीं, सही संदर्भ भी पूछा जा सकता है; इसलिए पद को उसके काम से जोड़कर पढ़ें।