मुख्य तथ्य

  • 1983 में Microsoft Word पहली बार जारी हुआ; इससे वर्ड-प्रोसेसिंग में शैली, संपादन और मुद्रण-लेआउट आधारित दस्तावेज़-निर्माण की दिशा मजबूत हुई।
  • 1985 में Microsoft Excel का पहला संस्करण Macintosh के लिए आया; स्प्रेडशीट में फ़ॉर्मूला, चार्ट और सेल-आधारित गणना इसकी मुख्य पहचान बने।
  • 1987 में Microsoft ने Forethought से PowerPoint खरीदा; प्रस्तुति-सॉफ़्टवेयर को कार्यालयी सूट का नियमित भाग बनाने में यह निर्णायक कदम था।
  • 1992 में Microsoft Access जारी हुआ; छोटे और मध्यम कार्यालयी डेटाबेस के लिए टेबल, क्वेरी, फ़ॉर्म और रिपोर्ट एक ही डेस्कटॉप वातावरण में मिले।
  • 1993 में Excel 5.0 के साथ VBA Excel में आया; Office ऑटोमेशन, मैक्रो और कस्टम प्रोसीजर परीक्षा-योग्य कंप्यूटर-अनुप्रयोग विषय बने।

मुख्य बिंदु

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    1983 में Microsoft Word पहली बार जारी हुआ; इससे वर्ड-प्रोसेसिंग में शैली, संपादन और मुद्रण-लेआउट आधारित दस्तावेज़-निर्माण की दिशा मजबूत हुई।

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    1985 में Microsoft Excel का पहला संस्करण Macintosh के लिए आया; स्प्रेडशीट में फ़ॉर्मूला, चार्ट और सेल-आधारित गणना इसकी मुख्य पहचान बने।

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    1987 में Microsoft ने Forethought से PowerPoint खरीदा; प्रस्तुति-सॉफ़्टवेयर को कार्यालयी सूट का नियमित भाग बनाने में यह निर्णायक कदम था।

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    1992 में Microsoft Access जारी हुआ; छोटे और मध्यम कार्यालयी डेटाबेस के लिए टेबल, क्वेरी, फ़ॉर्म और रिपोर्ट एक ही डेस्कटॉप वातावरण में मिले।

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    1993 में Excel 5.0 के साथ VBA Excel में आया; Office ऑटोमेशन, मैक्रो और कस्टम प्रोसीजर परीक्षा-योग्य कंप्यूटर-अनुप्रयोग विषय बने।

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    Office Open XML को 2006 में ECMA-376 और 2008 में ISO/IEC 29500 के रूप में मानकीकृत किया गया; `.docx`, `.xlsx` और `.pptx` पैकेज-आधारित XML प्रारूप हैं।

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    Excel में पिवट टेबल बड़े डेटा-रेंज को फ़ील्ड, फ़िल्टर और एग्रीगेशन के आधार पर सारांशित करती है; डेटा-विश्लेषण के वस्तुनिष्ठ प्रश्नों में यह उच्च-महत्त्व का टूल है।

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ऑफिस सूट को उन्नत स्तर पर कैसे समझें और फ़ाइलें कैसे संभालें?

ऑफिस सूट को उन्नत स्तर पर समझने का मतलब Word, Excel, PowerPoint और Access को अलग-अलग ऐप नहीं, बल्कि दस्तावेज़, डेटा, प्रस्तुति और रिकॉर्ड-प्रबंधन की जुड़ी हुई कार्य-प्रणाली के रूप में समझना है। माइक्रोसॉफ्ट सपोर्ट के Open XML फ़ाइल-नाम विवरण के अनुसार Word, Excel और PowerPoint के 3 सामान्य डिफ़ॉल्ट Open XML फ़ाइल-प्रारूप क्रमशः `.docx`, `.xlsx` और `.pptx` हैं, इसलिए फ़ाइल-प्रारूप की पहचान परीक्षा में सीधे काम आती है। एम एस ऑफिस को केवल चार अलग-अलग ऐप्लिकेशन का समूह मानना परीक्षा में कमजोर दृष्टि है। Word दस्तावेज़-निर्माण, Excel संख्यात्मक और सारणीबद्ध विश्लेषण, PowerPoint दृश्य प्रस्तुति और Access रिलेशनल डेटाबेस-प्रबंधन के लिए प्रयोग होता है। उन्नत स्तर पर इनके बीच डेटा-विनिमय, लिंकिंग, एम्बेडिंग, टेम्पलेट, साझा थीम, प्रूफिंग टूल, सुरक्षा और फ़ाइल-प्रारूप का ज्ञान पूछा जा सकता है। `.docx`, `.xlsx` और `.pptx` संकुचित एक्स एम एल-आधारित पैकेज होते हैं, इसलिए वे पुराने `.doc`, `.xls` और `.ppt` की तुलना में संरचित और रिकवरी-अनुकूल माने जाते हैं।

फ़ाइल-प्रबंधन में सेव, सेव ऐज़, निर्यात, पीडीएफ बनाना, पासWord-प्रोटेक्शन, रीड-ओनली सुझाव, संस्करण-इतिहास, प्रॉपर्टीज और कम्पैटिबिलिटी मोड महत्वपूर्ण हैं। ओ एल ई के माध्यम से Excel चार्ट को Word रिपोर्ट या PowerPoint स्लाइड में जोड़ा जा सकता है; लिंक किया गया ऑब्जेक्ट मूल फ़ाइल बदलने पर अपडेट हो सकता है, जबकि एम्बेड किया गया ऑब्जेक्ट दस्तावेज़ के भीतर ही रहता है। भर्ती परीक्षा में अक्सर पूछा जाता है कि कौन-सा ऐप किस काम के लिए सर्वाधिक उपयुक्त है, या कौन-सा फ़ाइल-प्रारूप किस ऐप से जुड़ा है।

ध्यान रहे: ऑफिस में सही ऐप का चयन ही आधा उत्तर है; रिपोर्ट Word में, गणना Excel में, प्रस्तुति PowerPoint में और संरचित रिकॉर्ड Access में बेहतर संभलते हैं।

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