मुख्य तथ्य

  • आधिकारिक पाठ्यक्रम का आधार: CET Graduation के Computer Knowledge में MS Office के अंतर्गत MS Word, MS Excel/स्प्रेडशीट और MS PowerPoint शामिल हैं;
  • Word फ़ाइल नियम: .docx सामान्य आधुनिक संपादन योग्य Word दस्तावेज़ प्रारूप है; Word दस्तावेज़ में मैक्रो हों तो .docm प्रयोग होता है;
  • संपादन में दस्तावेज़ की सामग्री बदलती है; संरूपण में वही सामग्री अलग तरह से दिखती है।
  • मार्जिन, अभिविन्यास, स्तंभ, पृष्ठ-विराम और खंड-विराम जैसे पृष्ठ-विन्यास उपकरण यह तय करते हैं कि सामग्री पृष्ठों पर कैसे बैठेगी;
  • समीक्षा उपकरणों के काम अलग हैं: Track Changes प्रस्तावित संपादनों को स्वीकार या अस्वीकार होने तक रिकॉर्ड करता है, जबकि टिप्पणियाँ चर्चा-सूचनाएँ जोड़ती...

मुख्य बिंदु

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    आधिकारिक पाठ्यक्रम का आधार: CET Graduation के Computer Knowledge में MS Office के अंतर्गत MS Word, MS Excel/स्प्रेडशीट और MS PowerPoint शामिल हैं; यह विषय उसी खंड के Word और PowerPoint हिस्से को कवर करता है।

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    Word फ़ाइल नियम: `.docx` सामान्य आधुनिक संपादन योग्य Word दस्तावेज़ प्रारूप है; Word दस्तावेज़ में मैक्रो हों तो `.docm` प्रयोग होता है; स्थिर साझा या मुद्रण प्रति चाहिए तो PDF उपयोगी रहता है।

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    संपादन में दस्तावेज़ की सामग्री बदलती है; संरूपण में वही सामग्री अलग तरह से दिखती है। बार-बार आने वाले शीर्षकों और मुख्य पाठ के लिए हर जगह हाथ से बदलाव करने के बजाय Styles का प्रयोग करें।

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    मार्जिन, अभिविन्यास, स्तंभ, पृष्ठ-विराम और खंड-विराम जैसे पृष्ठ-विन्यास उपकरण यह तय करते हैं कि सामग्री पृष्ठों पर कैसे बैठेगी; खंड-विराम दस्तावेज़ के अलग हिस्सों में अलग विन्यास सेटिंग दे सकते हैं।

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    समीक्षा उपकरणों के काम अलग हैं: Track Changes प्रस्तावित संपादनों को स्वीकार या अस्वीकार होने तक रिकॉर्ड करता है, जबकि टिप्पणियाँ चर्चा-सूचनाएँ जोड़ती हैं और अपने-आप अंतिम पाठ नहीं बदलतीं।

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    मेल मर्ज में मुख्य दस्तावेज़, डेटा सोर्स और मर्ज फ़ील्ड्स मिलकर व्यक्तिगत पत्र, ईमेल, लिफाफे या लेबल बनाते हैं; अंतिम आउटपुट से पहले रिकॉर्ड का पूर्वावलोकन करना चाहिए।

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    PowerPoint में परीक्षा-भेद याद रखें: Slide Master साझा डिजाइन नियंत्रित करता है, ट्रांजिशन स्लाइडों के बीच लगते हैं, एनिमेशन स्लाइड पर मौजूद वस्तुओं पर लगते हैं, Presenter View टिप्पणियाँ निजी रूप से दिखाता है, और छपाई/निर्यात का चुनाव श्रोता के उद्देश्य पर निर्भर करता है।

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दस्तावेज़-संसाधक के रूप में MS Word

MS Word एक शब्द-संसाधन अनुप्रयोग है, जिसका उपयोग दस्तावेज़ बनाने, संपादित करने, संरूपित करने, समीक्षा करने, छापने और साझा करने में होता है। CET Graduation के पाठ्यक्रम में यह Computer Knowledge के MS Office हिस्से में आता है, इसलिए प्रश्न प्रायः सॉफ्टवेयर इतिहास के बजाय व्यावहारिक आदेशों और फ़ाइल-चयन पर केंद्रित रहते हैं। Word पत्र, आवेदन, सूचनाएँ, रिपोर्ट, कार्यवृत्त, प्रमाणपत्र, बायोडाटा, फॉर्म और दूसरे पाठ-प्रधान कार्यालयी दस्तावेज़ों के लिए उपयुक्त है। यह केवल टाइपिंग स्क्रीन नहीं है, क्योंकि इसमें विन्यास, शीर्षक, तालिकाएँ, चित्र, पृष्ठ-संख्याएँ, शीर्षलेख, पादलेख, भाषा-जाँच उपकरण, समीक्षा-निशान और अलग-अलग आउटपुट प्रारूप संभाले जा सकते हैं।

परीक्षा के लिए फ़ाइल-प्रारूप का भेद साफ रखें। सामान्य आधुनिक संपादन योग्य Word दस्तावेज़ `.docx` में सहेजा जाता है। यदि Word दस्तावेज़ में मैक्रो हों, तो मैक्रो-सक्षम प्रारूप `.docm` होता है; यह फर्क इसलिए महत्वपूर्ण है क्योंकि मैक्रो काम को स्वचालित कर सकते हैं और अनजान फ़ाइल पर आँख बंद करके भरोसा करने से सुरक्षा-जोखिम भी बन सकता है। पुराने कार्यालयों में `.doc` फ़ाइलें मिल सकती हैं, लेकिन वर्तमान MS Office प्रश्नों में `.docx` को मानक आधुनिक Word दस्तावेज़ प्रारूप माना जाता है। PDF अलग उद्देश्य के लिए है: जब दस्तावेज़ को स्थिर रूप-रंग के साथ साझा, अपलोड या छापना हो, तब PDF चुना जाता है; जब किसी को सामान्य Word संपादन जारी रखना हो, तब नहीं।

मजबूत उत्तर हमेशा उपकरण को काम से जोड़ता है। मुख्य आउटपुट संरचित दस्तावेज़ हो तो Word चुनें। उद्देश्य के अनुसार प्रारूप चुनें: संपादन योग्य काम के लिए `.docx`, मैक्रो-सक्षम काम के लिए `.docm`, और स्थिर साझा या मुद्रण प्रति के लिए PDF।

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