एमएस-ऑफिस — वर्ड, एक्सेल, पावरप्वाइंट

एमएस ऑफिस एक ऑफिस सूट है और इसके भीतर वर्ड, एक्सेल और पावरप्वाइंट उपयोगकर्ता के काम के लिए बने एप्लिकेशन सॉफ्टवेयर हैं। राजस्थान कर्मचारी चयन बोर्ड के पटवार भर्ती परीक्षा पाठ्यक्रम में लिखित परीक्षा ३०० अंकों की रखी गई और उसी बेसिक कंप्यूटर भाग में एमएस ऑफिस के अंतर्गत वर्ड, एक्सेल या स्प्रेडशीट और पावरप्वाइंट का उल्लेख मिलता है। एमएस ऑफिस को एक ऑफिस सूट के रूप में समझिए। सूट का अर्थ है ऐसे कई एप्लिकेशन प्रोग्रामों का समूह, जिनसे रोजमर्रा का कार्यालयी काम किया जाता है। परीक्षा की भाषा में एमएस वर्ड शब्द-संसाधन सॉफ्टवेयर है, एमएस एक्सेल स्प्रेडशीट सॉफ्टवेयर है और एमएस पावरप्वाइंट प्रस्तुतीकरण सॉफ्टवेयर है। ये एप्लिकेशन सॉफ्टवेयर इसलिए हैं, क्योंकि उपयोगकर्ता इन्हें सीधे दस्तावेज बनाने, डेटा व्यवस्थित करने, गणना करने और सूचना प्रस्तुत करने के लिए इस्तेमाल करता है। ये ऑपरेटिंग सिस्टम, डिवाइस ड्राइवर या यूटिलिटी जैसे सिस्टम सॉफ्टवेयर नहीं हैं, जिनका मुख्य काम हार्डवेयर और सिस्टम संसाधनों को सँभालना होता है। यदि किसी प्रश्न में शब्द-संसाधन, स्प्रेडशीट और फोटो-संपादन सॉफ्टवेयर को एक साथ रखा जाए, तो इनकी साझा श्रेणी एप्लिकेशन सॉफ्टवेयर होगी, क्योंकि तीनों उपयोगकर्ता के काम पूरे करते हैं।

तीनों प्रोग्रामों का अंतर उनके मुख्य काम से समझिए। वर्ड दस्तावेज और पेज पर केंद्रित है। इससे पत्र, रिपोर्ट, नोटिस, फॉर्म, आवेदन, प्रमाण-पत्र, रिज्यूमे और ऐसे ही अधिक पाठ वाले दस्तावेज बनाए जाते हैं। इसमें टाइपिंग, संपादन, फॉर्मेटिंग, पेज सेटअप, टेबल, वर्तनी जांच, प्रिंट और मेल मर्ज प्रमुख परीक्षा-क्षेत्र हैं। एक्सेल ग्रिड पर केंद्रित है। इसमें डेटा सेलों में रखा जाता है, जो पंक्तियों और कॉलमों में व्यवस्थित होते हैं। यह फॉर्मूला और फंक्शन से गणना करता है, रिकॉर्डों को व्यवस्थित करता है, डेटा की छँटाई और फिल्टर लगाता है तथा संख्यात्मक डेटा को चार्ट में दिखाता है। पावरप्वाइंट स्लाइड पर केंद्रित है। इसमें कक्षा-शिक्षण, कार्यालयी बैठक, परियोजना रिपोर्ट, ब्रीफिंग और दृश्य व्याख्या के लिए स्लाइडों का क्रम बनाया जाता है। इसमें स्लाइड लेआउट, थीम, चित्र, टेक्स्ट बॉक्स, ट्रांजिशन, एनिमेशन और स्लाइड शो नियंत्रण मुख्य बातें हैं।

वस्तुनिष्ठ प्रश्नों के लिए एमएस ऑफिस को केवल एक धुंधला नाम मानकर याद न करें। काम और शब्द की जोड़ी याद रखें। वर्ड का संबंध दस्तावेज और मेल मर्ज से है। एक्सेल का संबंध वर्कबुक, वर्कशीट, सेल, फॉर्मूला, फंक्शन, छँटाई, फिल्टर और चार्ट से है। पावरप्वाइंट का संबंध स्लाइड, लेआउट, थीम, ट्रांजिशन, एनिमेशन और स्लाइड शो शॉर्टकट से है। फाइल की समझ भी मदद करती है: आधुनिक वर्ड दस्तावेजों में सामान्यतः डॉकएक्स, एक्सेल वर्कबुक में एक्सएलएसएक्स और पावरप्वाइंट प्रस्तुति में पीपीटीएक्स प्रकार मिलता है। पुराने संस्करणों में डॉक, एक्सएलएस और पीपीटी प्रकार चलन में थे। परीक्षा दोनों तरह के शब्द दे सकती है, पर मूल बात वही रहती है: हर प्रोग्राम अपना काम एक फाइल में रखता है, जिसे जरूरत के अनुसार सुरक्षित किया, खोला, बदला, प्रिंट किया या निर्यात किया जा सकता है।

ऑफिस सूट के प्रश्न सामान्यतः अंतर पूछते हैं, बहुत गहरी मेनू जानकारी नहीं। स्प्रेडशीट केवल इसलिए वर्ड प्रोसेसर नहीं बन जाती कि उसमें पाठ लिखा जा सकता है। प्रस्तुति केवल इसलिए स्प्रेडशीट नहीं बन जाती कि किसी स्लाइड में टेबल रखी जा सकती है। वर्ड प्रोसेसर केवल इसलिए डेटाबेस सॉफ्टवेयर नहीं बन जाता कि मेल मर्ज में प्राप्तकर्ताओं की सूची लगती है। सबसे सुरक्षित तरीका है मुख्य कार्यक्षेत्र देखना। पेज दिखे तो वर्ड सोचें। सेलों का ग्रिड दिखे तो एक्सेल सोचें। स्लाइडों का क्रम दिखे तो पावरप्वाइंट सोचें। पेज-ग्रिड-स्लाइड का यह ढाँचा पटवार स्तर के अधिकांश कंप्यूटर प्रश्नों में भ्रमित विकल्पों को जल्दी अलग कर देता है।