डीबीएमएस की मूल बातें

डेटा का अर्थ कच्चे तथ्य, चिह्न या अवलोकन हैं। रोल नंबर, नाम, जन्म-तिथि, अंक, विषय कोड, मोबाइल नंबर या शुल्क राशि को केवल दर्ज किया जाए, तो वह डेटा है। सूचना वह संसाधित डेटा है जिसका उपयोगकर्ता के लिए कोई अर्थ हो। अंकों की सूची तब सूचना बनती है जब उससे उत्तीर्ण अभ्यर्थी, औसत अंक, सर्वाधिक अंक या जिलेवार उपस्थिति पता चले। एक ही डेटा संदर्भ, सटीकता और व्यवस्था के अनुसार उपयोगी या अनुपयोगी हो सकता है।

कंप्यूटर प्रणालियों को डेटाबेस की आवश्यकता होती है क्योंकि वास्तविक काम में डेटा को बार-बार सहेजना, खोजना, सुधारना और उसकी रिपोर्ट बनाना पड़ता है। रिकॉर्ड अधिक हों और नियमित रूप से बदलते हों, तो विद्यालय, कोचिंग केंद्र, भर्ती बोर्ड, अस्पताल या बैंक बिखरी हुई फ़ाइलों पर निर्भर नहीं रह सकते। डेटाबेस संबंधित डेटा को व्यवस्थित रूप में एक साथ रखता है, ताकि उपयोगकर्ता उसे तेज़ी और एकरूपता से प्राप्त कर सकें। राजस्थान के किसी भर्ती कार्यालय में अभ्यर्थियों का विवरण, परीक्षा केंद्र, प्रवेश-पत्र के रिकॉर्ड और अंक अलग-अलग फ़ाइलों में एक ही सूचना बार-बार लिखे बिना आपस में जुड़े रहने चाहिए।

डेटाबेस केवल एक बड़ी फ़ाइल नहीं है। यह संबंधित डेटा का ऐसा संरचित संग्रह है जिसे देखने, संभालने और बदलने के लिए बनाया जाता है। स्प्रेडशीट में अंकों का साधारण रजिस्टर छोटी डेटा टेबल की तरह काम कर सकता है, लेकिन औपचारिक डेटाबेस संबंधों, डेटा प्रकारों, सुरक्षा, समवर्ती उपयोग और रिकवरी पर अधिक मजबूत नियंत्रण देता है।

परीक्षा के लिए याद रखेंः डेटा कच्चा तथ्य है, सूचना अर्थपूर्ण संसाधित डेटा है और डेटाबेस संबंधित डेटा का व्यवस्थित संग्रह है।